Quando uma empresa sente a necessidade de implementar um projeto de Automatização da Força de Vendas, é recomendável ter presente que isto implica não somente os processos de negócio e as pessoas que conformam a força de vendas, mas todos os setores, todos os agentes.
Um tema excelente para um TCC ou uma monografia, principalmente se o autor contar com tempo e liberdade para a execução prática, é a descrição, análise e aplicabilidade da gestão de automatização da força de vendas.
Quando uma empresa sente a necessidade de implementar um projeto de Automatização da Força de Vendas, é recomendável ter presente que isto implica não somente os processos de negócio e as pessoas que conformam a força de vendas, mas todos os setores, todos os agentes, todos os envolvidos na atividade organizacional.
Também envolve, e de maneira muito importante, as áreas de apoio comercial como as de marketing e administração de vendas, como funções de logística e finanças. Portanto, no desenvolvimento de um projeto desta natureza deve ser realizado considerando-se dois componentes principais:
- Os processos de negócio, a cultura organizacional, os dados e as ferramentas que permitem melhoras substanciais no Back Office.
Processos de apoio comercial e os mesmos elementos para os processos de Front Office que são aqueles que são a face da empresa perante o cliente, especificamente no tema de Vendas.
Lamentavelmente, a visão de muitos diretores é a de estabelecer, através de um processo de Automatização da Força de Vendas, mecanismos de seguimento e controle. Isto faz com que se implantes processos que são incômodos para a força comercial, que necessitem dedicar muito tempo diligenciando informação e executando tarefas que unicamente beneficiam ao campo gestor da empresa, mas que não conseguem apoiar o departamento de vendas nem tampouco oferecer algum valor agregado ao cliente.
A primeira recomendação fundamental é definir com clareza qual é o propósito que se deseja atingir com o projeto de Automação de Forças de Vendas, avaliando as metas de cada um dos grupos de interesse no tema. Ao fazer-se esta pergunta, nasce outra, que corresponde a "Quais são os grupos de interesse?"
É de fundamental significado estabelecer quais são os processos necessários para conseguir que a força de vendas exerça sua atividade a atender prospectos e clientes. Na medida que o processo de torna mais científico e menos empírico, seguramente começam a despontar processos como as seguintes:
Como distribuímos os clientes para que sejam visitados pela equipe comercial?
Quantos vendedores devem exercer tal função?Como distribuir os clientes e prospectos a esta força comercial?
Qual é a metodologia necessária e mais efetiva para agendar as visitas?
Quais são os indicadores de medição que serão aplicados à equipe de vendas?Que tipo de informação e de ferramentas devo oferecer aos vendedores para realizar sua atividade?
Como lhes comunico os planos comerciais e as táticas que devemos seguir com o mercado?
Que mecanismos utilizo para atribuir-lhes suas metas e táticas?
Que processo devem seguir para conseguir maior produtividade em suas vendas?
Como devem fazer para comunicar sua gestão e seus resultados à empresa?
Que fazemos para que seu tempo esteja mais dedicado a atender aos clientes e menos em tarefas administrativas?
Puderam observar quantas perguntas?
Estas são somente alguns dos fatores a serem levados em consideração, pois devem estar claramente definidos e atribuídos para poder preparar o terreno antes da atividade de venda e atendimento aos clientes.
Isto é o que se define como o Back Office ou Processos de Apoio para a gestão comercial. Corresponde a todos os processos de negócio que permitem Planejar, Executar, Medir e Avaliar as atividades internas de apoio à força comercial.
Estas atividades podem variar muito de empresa a empresa, mas em geral é possível falar do seguinte tipo de atividades:
Elaboração do orçamento de vendasDefinição de territórios comerciaisAtribuição de força comercial a clientesDefinição de programas ou planos de visita a clientesDefinição e seguimento a planos de incentivo comercialDefinição e administração de programas de fidelizaçãoDefinição e administração de estratégias de posicionamento e penetração do mercado através da força de vendasAdministração do portfolio de produtos e esquemas de preços, descontos, incentivos, etc.
Como pode ver, estas são atividades fundamentais na gestão comercial, as quais não são executadas pela força de vendas, mas que se não estiverem plenamente operacionais, a força de vendas pode atuar à deriva. E isto deve ser apontado em qualquer monografia ou artigo científico que aborde o projeto de automatização de forças de vendas.
É interessante também apontar, e qualquer plano de negócio bem realizado, a partir do acompanhamento seguro durante o estágio por parte do autor da monografia poderá destacar. Tal plano de negócio, na grande maioria das vezes, destacaria que estas atividades são da competência do setor administrativo.
Qual é o problema com isto? Que todas estas atividades devem estar encadeadas e sincronizadas a uma estratégia comercial. Quando são executadas por áreas que não obedecem a uma estratégia comercial, é quando se produzem conflitos e problemas.
Em nossa atividade de elaboração de monografias sobre o tema, geralmente, durante a implementação de projetos de Automação de Forças de Vendas, é recomendável contar com uma unidade de trabalho que se encarregue destas funções e que dependa da administração comercial. Normalmente chamamos esta unidade Administração Comercial ou Administração de Vendas.
Sua principal missão é planejar, divulgar, controlar e medir os elementos que forem necessários para que a força de vendas possa sair ao campo a cumprir sua missão. Desde o ponto de vista tecnológico, esta função de apoio de deve estar suportada numa série de ferramentas de informação que permita agilmente processar a informação que deve ser transmitida à força de vendas e por sua vez, processar, digerir e comunicar toda a informação que recebe do campo. Este é um excelente tema para uma monografia, talvez de pós-graduação, um MBA, que vise uma aplicação prática de um sistema de informação aplicado.
Inclusive, a partir da bibliografia levantada, este componente de Back Office é mais crítico do que o componente de Front Office que veremos agora. Se não se conta com uma área de apoio que realize estas funções e que esteja em capacidade de organizar e processar toda a informação gerada nos processos comerciais, pode-se estar navegando à deriva.
O segundo componente fundamental nos projetos de Automação de Forças de Vendas corresponde ao que chamamos o Front Office. Está composto pelos processos de negócio, pessoal de vendas, dados e ferramentas tecnológicas utilizadas na prática que realiza o vendedor. Algumas das atividades realizadas neste processo são:
Planejamento da cobertura da área de clientesIdentificação de oportunidades de venda em tal território
Aplicação de metodologias de venda (transacional, consultiva, relacional, etc.)
Execução de visitas de contato e desenvolvimento de oportunidades de negócio
Estratégias de desenvolvimento da relação com o clienteCaptura de informação do mercado e de concorrênciaRegistro de atividades realizadas e investimento do tempo em resultados produtivos
Um dos graves problemas que se tem com este tipo de iniciativas, é que se não esta bem concebida e o vendedor não vê claramente qual é o benefício para a organização, não adota o uso dos processos e das tecnologias implementadas. Isto se produz quando o setor diretivo implementa processos e tecnologia com o objetivo de Controlar e fazer Seguimento detalhado das atividades do vendedor.
É impossível que uma estratégia de melhora na produtividade comercial possa ser efetiva se não se conta com o compromisso e a ativa participação da força de vendas. São eles os primeiros que devem evidenciar o benefício que uma iniciativa de Automação de Forças de Vendas tem para sua produtividade e como conseqüência disto em seus resultados e rendimentos.
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